En Notion el acceso no se da “a la persona en general”: se da página por página. Por eso el primer movimiento no es buscar un menú de administración, sino abrir la página a la que quieres que entre.

Arriba a la derecha de la página, al lado de los avatares, está el botón Compartir. Al darle clic se abre el panel donde se hace todo.

Notion · Página CRM · Panel Compartir

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GuíaToca los puntos naranjasCada uno te explica para qué sirve esa parte del panel.

Abre la página a la que quieres dar acceso. Por ejemplo CRM, Agenda o Empresas.

En la esquina superior derecha da clic en Compartir.

Quédate en la pestaña Compartir. La pestaña Publicar es para abrir la página a internet y no se usa para ingresar compañeros.

En el recuadro que dice Correo electrónico o grupo, separados por comas va el correo de quien entra. Notion lo busca y lo muestra para que confirmes antes de invitarlo.

Antes de invitar, Notion te deja escoger qué podrá hacer la persona. Es la decisión más importante de todo el proceso: define si solo mira, si opina o si puede modificar y repartir accesos.

Notion · Menú de niveles de acceso

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GuíaEste es el menú que verásToca cada punto para saber qué habilita cada nivel.

Qué permite cada nivel

Nivel	Editar	Sugerir	Comentar	Compartir	Para quién
Acceso completoEl más amplio	●	●	●	●	Líder del área o quien administra ese espacio
Puede editarEl de trabajo diario	●	●	●	—	Equipo que alimenta y actualiza la información
Puede comentarOpina, no cambia	—	●	●	—	Quien revisa y deja observaciones
Puede verSolo lectura	—	—	—	—	Quien solo consulta
Puede editar contenidoSolo en tablas	●	●	●	—	Quien registra datos sin alterar la estructura

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En las tablas y bases de datos —Agenda, Empresas, Contactos— el nivel que se entrega es Puede editar contenido. Deja que la persona cree y actualice registros, pero no que cambie columnas, vistas ni la estructura de la tabla.

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Criterio de la empresa: entrega siempre el acceso mínimo con el que la persona pueda hacer su trabajo. Subir un nivel después toma diez segundos; recuperar información borrada por un acceso de más, no.

Con el correo escrito y el nivel escogido, da clic en el botón azul Compartir. La misma ventana es, además, el lugar donde consultas en cualquier momento quién tiene acceso a esa página.

Notion · Verificación de accesos

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GuíaRevisa antes de cerrarToca los puntos para ver qué comprobar en esta pantalla.

Da clic en el botón azul Compartir. La invitación sale al correo de la persona.

Confirma que aparece en la lista con el nivel correcto al frente de su nombre.

Verifica que Acceso general siga en Solo las personas invitadas.

Usa Copiar enlace y envíaselo para que entre directo a la página.

Si dudas entre un nivel y otro, respóndete qué va a hacer la persona en esa página. Escoge abajo y te digo cuál corresponde.

Recórrela cada vez que ingreses a alguien. Tu avance queda guardado en este navegador.

Cinco situaciones reales del equipo. Responde y mira la explicación de cada una.